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Envoyez vos emails au bon moment !

7) Envoyez vos emails au bon moment !

Vocaza a rédigé un livre blanc qui rassemble les étapes pour réussir ses enquêtes en ligne.
Ces astuces sont issues de notre longue pratique dans ce domaine, le respect des pratiques énoncées
vous confère les meilleures chances de succès dans la conduite de vos projets.
Consultez la septième astuce que l’on vous donne !

 

 

 

Bien souvent lorsqu’un email est reçu, il est soit lu immédiatement soit jamais ! De plus, par expérience on sait que lorsqu’une enquête fonctionne bien, la majorité des réponses sont reçues dans les 24 à 72h après la diffusion.

Dans le graphique ci-contre, issu d’un projet réel et représentatif, on voit que dès le premier jour 63 % des réponses ont déjà été collectées. Au troisième jour ce sont les quasis trois quarts (74%) des réponses qui ont été reçus. Le reste des réponses a été collecté notamment suite à une relance au 7ème jour.

Envoyez vos emails au bon moment ! Graphique

Choisissez la date pour vos emails d’invitation

Vous l’aurez compris, le moment d’envoi des invitations est important. Il faut se donner le maximum de chance pour que vos répondants soit connectés et disponibles quand vous enverrez les emails.

Notre expérience et l’analyse des taux de réponses sur des millions de sollicitations montrent qu’il y a bien des variations du taux de réponse en fonction du jour d’envoi. Néanmoins ces variations changent radicalement d’une enquête à l’autre en fonction de son type, du public ciblé et de la période de l’année.

Aussi, nous vous conseillons de choisir la date d’envoi de vos invitations de manière à :

  • Maximiser les chances que vos répondants soient connectés et disponibles.
  • Respecter vos échéances projet (date de remise des résultats notamment).
  • Eviter les jours avec des événements particuliers (jours fériés, manifestations sportives, réunions d’entreprise, etc.).
  • Vous assurer vous-même d’être disponible pendant ce jour pour observer les premiers retours et répondre aux éventuelles questions des répondants ou de vos collègues de travail.

Utilisez les relances à bon escient

L’email de relance est un bon outil pour augmenter vos taux de réponses. Il sert notamment à resolliciter les personnes qui n’ont pas pu répondre à la première invitation parce qu’elles étaient indisponibles ou n’avaient pas prêté attention à votre premier email.

La relance s’effectue généralement à j+5 ou j+7 après l’invitation.

Une seule relance est habituellement suffisante, si tel n’est pas le cas on peut effectuer une relance supplémentaire en précisant dans l’objet de l’email qu’elle est la dernière avant la clôture de l’enquête. Un sentiment d’urgence est alors suscité et permet de convaincre les derniers indécis.

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